Formulir dan Laporan yang Digunakan dalam Pengadaan Computer Secara Tunai

 

  1. Surat permintaan pembelian

Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi  gudang  atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis,jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat  permintaan ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. Surat permintaan pembelian berisi antara lain mengenai

  • nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
  • kapan barang yang bersangkutan harus sudah diterima
  1. Surat permintaan penawaran harga

Surat ini diisi oleh bagian pembelian dalam hal barang yang diminta dalam surat paermintaan pembelian belum ada pada daftar langganan (pemasok/supplier). Surat permintaan penawaran harga berisi antara lain mengenai:

  • nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
  • tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta
  • permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang diminta oleh calon pemasok
  1. Laporan penerimaan barang

Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang yang diterima dan diperiksa. Laporan penerimaan barang berisi data hasil pemeriksaan atas barang yang diterima dan dokumen-dokumen yang terkait antara lain berisi keterangan mengenai :

  • Tanggal penerimaan barang
  • Nomor order pembelian yang bersangkutan
  • nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diterima
  • catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok tidaknya barang dengan order, adanya barang yang rusak dan sebagainya
  1. Bukti pengeluaran kas

Formulir ini diisi oleh bagian hutang apabila karena adanya pembelian secara kredit yang jatuh tempo pembayarannya

Syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut :

  1. Surat order pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
  2. Tembusan pengakuan oleh pemasok.  Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order  pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
  3. Tembusan bagi unit peminta barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang diminta telah dipesan.
  4. Arsip tanggal penerimaan.  Tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
  5. Arsip pemasok. Tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari  informasi mengenai pemasok.
  6. Tembusan fungsi penerimaan.  Tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
  7. Tembusan fungsi akuntansi .  tembusan ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s